Recepcionista con IA para oficinas de impuestos
Recepcionista con IA para contadores y preparadores de impuestos
Tu recepcionista de impuestos con IA — Contesta cada llamada. Califica a cada cliente. Adelántate a la temporada de impuestos.
El teléfono de una oficina de impuestos suena más en las semanas en que tus preparadores tienen menos tiempo para contestarlo. Una recepcionista virtual con inteligencia artificial para oficinas de impuestos contesta las llamadas de tu firma 24/7 en inglés, español, alemán, francés e italiano, hace un Tax Client Intake sin solicitar datos sensibles por teléfono y agenda consultas en Google Calendar o en el sistema de citas que ya usas, si tiene API.
Implementación única desde $999 + suscripción mensual desde $399
A quien llama se le informa que está hablando con un asistente de IA. Nunca se presenta como una persona.
Cómo funcionan las llamadas en una firma de impuestos y contabilidad
Las llamadas de impuestos siguen el calendario. Para quienes declaran por año calendario, las declaraciones de sociedades y de corporaciones S vencen el 15 de marzo, las individuales el 15 de abril y las individuales con prórroga el 15 de octubre; si esa fecha cae en fin de semana o día feriado, pasa al siguiente día hábil. Las semanas antes de cada fecha límite traen clientes nuevos que buscan un preparador, clientes recurrentes que preguntan qué deben enviar y personas que acaban de darse cuenta de que van tarde.
El trabajo del resto del año suena distinto. Los clientes de bookkeeping llaman por los libros del mes, los nuevos dueños de negocio preguntan cómo abrir una LLC, y cualquiera que recibe una carta del IRS o del estado quiere saber qué significa y cuánto tiempo tiene para responder.
Muchas de esas llamadas piden asesoría fiscal, que no es algo que se dé en una llamada de admisión: ¿debo declarar en conjunto?, ¿puedo deducir esto?, ¿qué significa esta notificación? Eso le corresponde a un preparador o a un CPA una vez que el cliente está contratado.
Lo que hace la recepcionista con IA para una firma de impuestos
Configurada con tus servicios y tu lista de documentos, atiende las llamadas y hace la admisión:
- Contestar llamadas 24/7, responder preguntas frecuentes aprobadas y agendar consultas
- Tipo de servicio: declaración individual, impuestos de negocios, bookkeeping o asesoría fiscal
- Situación del cliente: empleado W-2, freelancer 1099, propietario de negocio o LLC
- El año o los años fiscales que hay que preparar
- Qué documentos tiene el cliente y cuáles faltan, sin solicitar datos sensibles por teléfono (ni números de Seguro Social, ni números bancarios o de cuenta)
- Urgencia: fechas límite, declaraciones atrasadas o notificaciones del IRS
- Un resumen estructurado para el contador
- Listas de documentos y recordatorios de los documentos que faltan, con el consentimiento del cliente
La información fiscal sensible se mantiene fuera de los resúmenes enviados por canales no seguros. La IA no da asesoría fiscal.
Tax Client Intake: las preguntas que hace
Cuando llama un cliente nuevo o recurrente, el Tax Client Intake puede pedir:
- El nombre, el teléfono y el correo electrónico de quien llama, y si es cliente nuevo o recurrente
- El servicio: una declaración individual, impuestos de negocios, bookkeeping o asesoría fiscal
- Su situación: empleado W-2, freelancer 1099, propietario de negocio o LLC
- Qué años fiscales necesita preparar, incluidos años anteriores que todavía no ha declarado
- Qué documentos ya tiene y cuáles todavía le faltan
- Cualquier fecha límite, declaración atrasada o notificación del IRS o del estado, y su fecha
- Un día y una hora para la consulta
No solicita datos sensibles por teléfono: ni números de Seguro Social, ni números bancarios o de cuenta. Cada conversación genera un resumen de admisión estructurado. Tu contador lo recibe como un resumen estructurado antes de la consulta.
Recolección de documentos de impuestos: listas, documentos que faltan y recordatorios
Deja de perseguir a tus clientes por los documentos de impuestos que faltan. Deja que la IA se encargue del seguimiento.
Con lo que recoge el Tax Client Intake, lleva una lista de documentos para cada cliente:
- Una lista personalizada según la situación del cliente: formularios W-2 y 1099, negocio propio, propiedades en renta, dependientes
- Los documentos que todavía faltan, para que tu equipo vea quién no está listo
- Recordatorios por SMS o correo electrónico sobre los documentos que faltan, solo para clientes que aceptaron recibirlos
- Tu contador valida cada expediente: la IA nunca decide por su cuenta que una declaración está completa
Un portal seguro para subir documentos, la revisión automática de archivos y las integraciones con software de impuestos son funciones avanzadas que se cotizan por separado.
Cuándo contesta la recepcionista con IA por tu oficina de impuestos
Los preparadores están con clientes, y el teléfono llega a su pico justo antes de cada fecha límite. Elige cuándo contesta:
- 24/7 durante la temporada de impuestos, para clientes que llaman después del trabajo
- Fuera del horario de oficina, todo el año
- Cuando todos los preparadores están en una cita
- En las últimas semanas antes de cada fecha límite para declarar
Lo que una firma de impuestos debe configurar antes de la temporada
Servicios y quién los atiende
Haz la lista de lo que ofreces (declaraciones individuales, impuestos de negocios, bookkeeping, asesoría fiscal) y qué preparador, CPA o equipo atiende a cada tipo de cliente.
Tu lista de documentos
Escribe los documentos que suele necesitar cada tipo de cliente, como formularios W-2 y 1099, la declaración del año pasado o los estados financieros del negocio. La IA pregunta cuáles tiene quien llama y cuáles le faltan, nunca qué contienen.
Lo que nunca se pregunta por teléfono
Los números de Seguro Social y los números bancarios y de cuenta no se recopilan en la llamada. Si tu firma usa un portal seguro o recibe documentos en persona, dínoslo, para que quien llama sepa a dónde van sus documentos.
A dónde van los resúmenes
Elige quién recibe cada resumen de admisión. La información fiscal sensible se mantiene fuera de los resúmenes enviados por canales no seguros, así que un resumen por correo electrónico o mensaje de texto lleva la admisión, no los números.
Qué cuenta como urgente
Decide qué llamadas son urgentes: una notificación del IRS o del estado con fecha de respuesta, una fecha límite para declarar a pocos días, varios años de declaraciones sin presentar. Esas se marcan como urgentes en la admisión y, si quieres, se transfieren a un preparador.
Respuestas aprobadas para la temporada de impuestos
Escribe lo que puede decir sobre tus servicios, el horario de oficina, la disponibilidad de citas y qué traer. Solo responde lo que tú apruebas; los honorarios y las preguntas de impuestos se quedan con tus preparadores.
Qué pasa cuando un cliente llama a tu oficina de impuestos
Se atiende la llamada
La recepcionista con IA contesta en inglés, español, alemán, francés o italiano y le dice a quien llama desde el principio que es un asistente de IA.
Atiende las preguntas frecuentes
Horario, servicios, qué traer, si aceptas clientes nuevos: da las respuestas que aprobaste y transfiere todo lo demás, como una pregunta de impuestos, a tu equipo.
Hace el Tax Client Intake
Servicio, situación, años fiscales, documentos que tiene y que faltan, y urgencia, sin pedir ningún número sensible.
Agenda, mueve o cancela la consulta
Agenda la consulta en Google Calendar o en tu sistema de citas, si tiene API. Los clientes pueden reprogramar o cancelar por teléfono cuando cambian sus planes.
Tu contador recibe el resumen diario
Al final de cada día hábil: llamadas atendidas, clientes nuevos, cada admisión, consultas agendadas, las citas de mañana, cambios, y las notificaciones y fechas límite que necesitan atención.
Funciona con Google Calendar y con el sistema de citas de tu oficina
Si tu oficina agenda citas en Google Calendar, o en un sistema de citas que tenga API, conectamos la recepcionista con IA, para que las consultas queden en los calendarios de tus preparadores.
Conectar Google Calendar, o un sistema de reservas que tenga API, está incluido. Las integraciones más complejas se cotizan por separado. Conectar un software de impuestos o de contabilidad cuenta como una integración adicional; dinos qué usa tu firma en la llamada de estrategia.
Para preparadores de impuestos, agentes inscritos, firmas de CPA y bookkeepers
Preparadores de impuestos independientes, agentes inscritos ante el IRS, firmas de CPA y de contabilidad, y prácticas de bookkeeping que reciben clientes nuevos por teléfono, desde oficinas de impuestos de temporada hasta firmas que trabajan todo el año. Si la gente te llama para que le prepares sus impuestos, es para ti.
Otras industrias
- Recepcionista con IA para servicios profesionales
- Recepcionista con IA para bienes raíces y administración de propiedades
- Recepcionista con IA para servicios del hogar y contratistas
- Recepcionista con IA para estudios de faciales y cuidado de la piel
- Recepcionista con IA para estudios de masaje y masajistas
- Recepcionista con IA para empresas de limpieza
- Recepcionista con IA para talleres mecánicos
- Recepcionista con IA para salones de belleza
- Recepcionista con IA para barberías
- Recepcionista con IA para spas de día
Cómo funciona la recepcionista con IA para pequeños negocios
Precios para firmas de impuestos y contabilidad: desde $999 de implementación + $399/mes
El precio final depende de tu negocio. Los planes personalizados se cotizan en la llamada de estrategia.
Disponible para negocios en Estados Unidos, con llamadas en inglés, español, alemán, francés e italiano.
Implementación única
Desde
$999
Suscripción mensual
Desde
$399/mes
Incluye
- Configuración de la recepcionista con IA
- Configuración del conocimiento de tu negocio
- Preguntas de admisión específicas para tu industria
- Integración con tu calendario
- Resúmenes de llamadas
- Reportes diarios
- Enrutamiento básico de llamadas
- Atención en inglés, español, alemán, francés e italiano
Aplican límites de uso mensuales. Las integraciones adicionales, los flujos de trabajo personalizados y un mayor volumen de llamadas pueden requerir un plan de precio superior.
Conectar Google Calendar, o un sistema de reservas que tenga API, está incluido. Las integraciones más complejas se cotizan por separado.
Preguntas frecuentes sobre la recepcionista con IA para contadores
¿La IA da asesoría fiscal?
No. La IA no da asesoría fiscal. Las preguntas sobre deducciones, el estado civil para declarar o qué significa una notificación se transfieren a tus preparadores o se anotan para ellos en el resumen de admisión.
¿Le pedirá a quien llama su número de Seguro Social o sus datos bancarios?
No. No solicita datos sensibles por teléfono: ni números de Seguro Social, ni números bancarios o de cuenta. Pregunta qué documentos tiene quien llama, no qué contienen.
¿Qué pasa con la información fiscal sensible?
La información fiscal sensible se mantiene fuera de los resúmenes enviados por canales no seguros. El resumen que recibe tu contador lleva la admisión: el servicio, la situación del cliente, los años fiscales, los documentos que tiene y los que faltan, y la urgencia.
¿Puede atender a alguien que recibió una notificación del IRS?
Sí. Pregunta por notificaciones del IRS o del estado y sus fechas como parte de las preguntas de urgencia, y marca la llamada como urgente para tu equipo. No explica la notificación; eso le toca a tu preparador.
¿Puede ayudar a personas que no han declarado en varios años?
Pregunta qué años fiscales hay que preparar y marca las declaraciones atrasadas como urgentes, para que tu equipo las vea primero en el resumen. Qué declarar y cómo se queda con tus preparadores.
¿Puede un cliente reprogramar una cita de impuestos por teléfono?
Sí. Puede reprogramar o cancelar la cita cuando el cliente llama, para que el espacio quede libre para otra persona en las semanas de más trabajo.
¿Funciona con el software de citas de mi oficina de impuestos?
Si tu oficina agenda en Google Calendar, o en un software de citas que tenga API, sí. Conectar Google Calendar, o un sistema de reservas que tenga API, está incluido. Las integraciones más complejas se cotizan por separado. El software de impuestos o de contabilidad es una integración adicional; dinos cuál usas cuando agendes una llamada de estrategia.
¿Pueden hacer la admisión los clientes que hablan español?
Sí. El Tax Client Intake funciona en inglés, español, alemán, francés e italiano, con las mismas preguntas en los dos idiomas.
¿Puede recolectar los documentos que un cliente todavía nos debe?
Arma la lista de documentos de cada cliente con los datos de la admisión, lleva la cuenta de cuáles faltan todavía y, a los clientes que aceptaron recibirlos, les envía recordatorios por SMS o correo electrónico. Un portal seguro para subir documentos, la revisión automática de archivos y las integraciones con software de impuestos son funciones avanzadas que se cotizan por separado.
¿La IA decide cuándo una declaración está completa?
No. Tu contador valida cada expediente. La IA nunca decide por su cuenta que una declaración está completa; solo lleva la lista de lo que todavía falta.
¿Sabrán los clientes que están hablando con una IA?
Sí. A quien llama se le informa que está hablando con un asistente de IA. Nunca se presenta como una persona.
¿Cuánto cuesta una recepcionista con IA para una firma de impuestos?
Implementación única desde $999 + suscripción mensual desde $399. Incluye configuración de la recepcionista con IA, configuración del conocimiento de tu negocio, preguntas de admisión específicas para tu industria, integración con tu calendario, resúmenes de llamadas, reportes diarios, enrutamiento básico de llamadas y atención en inglés, español, alemán, francés e italiano. Aplican límites de uso mensuales. Las integraciones adicionales, los flujos de trabajo personalizados y un mayor volumen de llamadas pueden requerir un plan de precio superior. El precio final depende de tu negocio. Los planes personalizados se cotizan en la llamada de estrategia.
¿La primera llamada es gratis?
Sí. La primera llamada de estrategia de 30 minutos es gratis.
Tu recepcionista con IA. Disponible 24/7. No vuelvas a perder una oportunidad de negocio.
No te limites a contestar llamadas. Convierte cada conversación en una oportunidad.